Designer freelance : pourquoi tu devrais arrêter d'être joignable par téléphone

En tant que designer freelance, cela fait déjà un certain temp que j’ai décidé de supprimer mon numéro de téléphone de mon site internet (j’envisage même de le supprimer de mes prochaines cartes de visite) et cela a été l’une des décisions les plus bénéfique pour mon business.

Quand j’ai commencé à offrir mes services, mon numéro de portable se trouvait un peu partout sur mon site internet mais aussi sur LinkedIn et sur les réseaux sociaux pour que tout le monde puisse me contacter facilement.

Il s’agissait de mon numéro de téléphone unique, celui que j’utilisais pour ma vie privée et professionnelle. Ainsi, si je recevais un appel d’un numéro inconnu, il m’était impossible de savoir s’il s’agissait d’un client, d’un appel commercial ou d’un proche. 

Grosse erreur.

En tant que designer freelance, la plupart des gens pensent que tu te dois d'être disponible en tout temps et en toute circonstance.

Peut-être que, comme moi, il t’est arrivé de recevoir des appels (et des whatssaps !) n’importe quel jour et à n’importe quelle heure (week-ends, soirées et jours fériés inclus). Cela est naturellement très désagréable et est sans aucun doute lié au fait que  mon site est une vitrine “permanente” qui donne l’impression que ma disponibilité est totale. 

Moi aussi, j’avais pris l’habitude de communiquer avec ma clientèle par téléphone (comme je l’avais toujours fait jusque-là) mais certains clients ont commencé à m’appeler en “urgence” à n’importe quelle heure, voire à s’énerver si je ne répondais pas suffisamment rapidement (comme tu ne le sais que trop bien, beaucoup de clients ont une fâcheuse tendance à confondre les vraies urgences des choses pouvant attendre).

Étant de nature très consciencieuse, il m’était difficile de ne pas décrocher pour répondre à ce qui s’avérait souvent être une demande professionnelle non urgente. Du coup, j’assurais un suivi client irréprochable et à toutes heures afin de satisfaire mes clients, souvent au détriment de mon propre bien-être et de ma vie privée.

C’est précisément pour ces raisons, et pour celles dont je vais te parler ci-dessous, que j’ai décidé de privilégier la communication par e-mail, par Skype ou encore via Slack plutôt que par téléphone.

La plupart des clients préfèrent communiquer par téléphone car c’est plus rapide, plus immédiat et donc plus simple pour eux et ce, même si ce n’est pas le cas pour toi. 

Même si cela arrange bien ton client, dis-toi que tu n’es pas obligée de choisir ce moyen de communication sous prétexte que “tout le monde le préfère”. Dans le même ordre d’idées, beaucoup de gens sont adeptes des réunions présentielles qui durent une éternité et s’avèrent bien souvent être une réelle perte de temps et d’énergie pour tout le monde.

Je pense qu’il est important d’évoluer avec la dynamique de son temps, d’oser proposer des alternatives si cela te convient mieux et de dire non si une méthode de travail ne te convient pas. 

Même si l'adage veut que le client soit "roi", tu ne dois en aucun cas perdre le contrôle de ton business au risque de te perdre toi-même.

Ci dessous, je t’explique les raisons pour lesquelles je préfère ne pas être joignable en toute circonstance par téléphone pour gérer mon activité de designer freelance :

1. Manque de liberté

Même si tu as indiqué tes horaires de travail EN GRAND sur ton site internet, tu peux vite devenir l’esclave de ton téléphone portable en te sentant obligée de répondre au moindre appel à toute heure (pour des requêtes “urgentes” ou des demandes de devis, le plus souvent). En effet, si tu utilises le même téléphone pour ta vie perso et pro, tu ne pourras pas l’éteindre en dehors de tes heures normales de travail et tu ne seras donc jamais vraiment en mesure de déconnecter. 

2. Absence de filtre

Si une personne intéressée par tes services te contacte, tu dois rapidement évaluer pendant l’appel en question s’il s’agit d’un client réellement intéressant pour toi ou si cet appel est une perte de temps car ledit client n’a pas de budget ou qu’il veut simplement que tu lui fasses un devis rapide par téléphone (ce que je te déconseille de faire en toute circonstance !).

Tu l’as compris, répondre au moindre appel ne te permet pas de filtrer l’information et tu risques de perdre un temps fou à répondre à des demandes qui ne te mèneront nulle part et te feront perdre un temps précieux.

C’est pour cette raison que je privilégie les e-mails dans la gestion de la communication de mon activité de designer freelance.

Grâce à un formulaire détaillé, je peux évaluer rapidement la nature des demandes auxquelles j’ai affaire ainsi que le profil du client potentiel avant la première prise de contact officielle.

3. Impossibilité de prioriser

Quand tu reçois des appels imprévus, il ne t’est logiquement pas possible de savoir à l’avance s’il s’agit de demandes réellement urgentes ou non. Du coup, impossible pour toi de prioriser et de t’organiser en fonction. 

Cela m’amène au point suivant…

4. Interruptions constantes

Ton téléphone peut sonner à n’importe quel moment. Du coup, si tu étais en train de faire quelque chose de super délicat ou d’important, tu dois tout laisser tomber pour répondre à l’appel. Une fois celui-ci terminé, il est fort probable que ta liste de priorités ou de tâches à faire pour la journée soit chamboulée et, en fonction de l’urgence, il est même possible que tu doives mettre en suspens ce que tu étais en train de faire pour te consacrer à quelque chose de totalement différent. 

Sérieusement, qui aime être interrompu.e pendant son travail ? Surtout lorsqu’il s’agit de projets qui nécessitent une concentration maximale. Personnellement, quand je travaille, je mets mes écouteurs, rentre dans ma bulle et me concentre à 200% sur ce que je suis en train de faire et ça me prend un temps fou pour me remettre dans cet état de concentration après avoir été interrompue. 

C’est cette implication totale que mes clients apprécient et j’estime que leur garantir de me consacrer entièrement à leur projet sans risquer de commettre d’erreurs dues à la distraction est ma responsabilité première en tant que designer freelance.

5. Baisse de productivité

Si tu dois constamment passer d’une tâche à un appel puis à une nouvelle tâche découlant de l’appel en question avant de répondre à un nouvel appel imprévu, tu ne vas clairement pas t’en sortir (surtout si ce schéma se répète tous les jours).

Au final, tu es partout et nulle part à la fois et ta productivité va inévitablement en pâtir. Tous ces appels représentent un temps précieux ; du temps pour répondre, pour te réorganiser instantanément, pour te reconcentrer sur ce que tu étais en train de faire et pour finalement réussir à atteindre les objectifs que tu t’étais fixé.

6. Manque de professionnalisme

Si ton numéro de portable est public et que tu le donnes à tes clients sans poser de limites (= sans indiquer d’horaires) cela pourra donner l’impression que tu es disponible en toute circonstance. Les clients les moins respectueux ne se gêneront pas pour t’appeler quand bon leur semblera et tu te retrouveras vite débordée ou très frustrée (c’est du vécu). 

Si tu décides de ne pas répondre à l’appel (car il est tard ou pendant le week-end par exemple) et d’attendre le lendemain ou le lundi pour le faire, il est possible que certaines personnes s’en offusquent ou trouve ton attitude “peu professionnelle”.  

Pour éviter tout malentendu, et si tu décides d’indiquer ton numéro sur ton site malgré tout, je te conseille donc VIVEMENT de spécifier les horaires auxquels tu es joignable et de te tenir à cet horaire. 

Si malgré tes indications tu reçois un appel et que tu te sens mal à l’aise de ne pas répondre, je te conseille de rédiger un rapide message (SMS ou e-mail) pour signaler que tu as bien vu l’appel et que tu recontacteras la personne dans les plus brefs délais/le lendemain/le lundi… en rappelant en passant tes horaires d’ouverture dans le corps de mail ou dans ta signature. Tu habitueras ainsi tes (futurs) clients à respecter tes heures de travail tout en réaffirmant ton professionnalisme en tant que designer freelance. 

7. Pas d'automatisation

Un peu comme pour le point précédent, avec le téléphone tu ne peux pas automatiser certains process et certaines réponses comme c’est le cas par exemple lorsque tu es vacances.

Avec le téléphone, tu dois prendre le temps nécessaire pour répondre, argumenter, écouter la demande du client potentiel et donner des réponses à vif et sans recul. 

Par e-mail en revanche, tu peux créer un formulaire ou utiliser un modèle type que tu auras préparé à l’avance pour répondre rapidement et efficacement aux questions les plus courantes et passer à autre chose. 

Bien entendu, une petite personnalisation sera nécessaire pour chaque envoi (on est pas des robots quand même !) mais le corps du mail, lui, sera déjà prêt et cela te fera gagner un temps et une énergie considérable.

8. Perte de contrôle

Si tu prends l’habitude de dépendre des circonstances extérieures comme les appels téléphoniques, tu finis par passer tes journées à courir après le temps sans pouvoir te consacrer à ce qui importe vraiment.

Je pense qu’il est essentiel que tu sois active et non passive. En tant que designer freelance et entrepreneure, tu dois garder le contrôle de ton activité et ne pas laisser celle-ci aux mains de personnes extérieures. Tes clients sont certes très importants, mais ils ne sont pas tes boss (je t’invite à lire l’article où je t’explique pourquoi tu dois définir ton type de clientèle idéal et arrêter de travailler pour n’importe qui).

9. Pas de préparation préalable

Si un (potentiel) client te contacte car il a besoin d’un devis ou d’une réponse à une question, il peut te surprendre à un mauvais moment. En fonction des circonstances, tu n’auras peut-être pas les réponses adéquates à lui fournir sur le vif et cela peut te mettre dans une position désagréable. 

Tu seras alors embarquée dans une “réunion téléphonique improvisée” malgré toi et cela peut se solder par un grand malaise pour toi et un sentiment de manque de professionnalisme ou une mauvaise impression à ton égard de la part de ton client.

Cette situation est naturellement à éviter à tout prix.

Je te conseille donc de fixer un rendez-vous pour pouvoir réaliser ce genre d’appels dans les meilleures conditions possibles, sans pression et en ayant préparé et anticipé les points clés de l’échange. Personnellement, j’utilise quotidiennement Calendly, un outil génial que je te recommande vivement !

10. Aucune trace

Imagine la situation -courante- où un client t’appelle pour effectuer des changements  par rapport à un design envoyé préalablement, pour modifier le devis initial ou pour te communiquer un élément important. Il te contacte à un mauvais moment pour toi. 

Autre cas de figure : une personne que tu as vaguement rencontrée à un event réseautage te contacte alors que tu ne vois pas du tout de qui il s’agit et que tu n’as aucun souvenir de votre conversation. Ça fait un peu mauvais genre.

Peu importe la situation, garde toujours en tête que tout ce qui se dit par téléphone ne laisse aucune trace physique. En cas d’oubli, de litige ou de mauvaise compréhension, tu n’as aucune preuve et aucun argument pour démontrer ce qui a été évoqué oralement.

Il est toujours bon de garder une trace écrite afin d’éviter tout malentendu. 

Si malgré tout tu n’as pas le choix, juste après l’appel improvisé, je te conseille vivement de rédiger un e-mail récapitulatif reprenant tous les points abordés au téléphone et de demander une confirmation à ton (potentiel) client. De cette façon, tu garderas une trace tangible des échanges que tu pourras relire ou ressortir en cas de besoin.

11. Appels indésirables

Si tu décides d’afficher ton numéro de téléphone sur ton site web et tes réseaux sociaux, tu t’exposes également aux appels indésirables, soit les appels commerciaux et publicitaires principalement.

Ces appels sont naturellement impossibles à prévoir. 

Du coup, dans le doute, il y a de grandes chances pour que tu finisses par décrocher (ne fut-ce que pour décliner l’offre promotionnelle) et par perdre un temps précieux. 

12. Coûts

Même si tu bénéficies d’un tarif avantageux et d’appels illimités, téléphoner coûte de l’argent, surtout lorsque tu passes un temps fou avec des clients qui ne savent pas arrêter de parler. 

En plus de ce coût financier, le temps que tu passes pour chaque appel est du temps que tu ne peux pas consacrer à d’autres projets plus rentables. Cela peut paraître anodin, mais si tu prends la peine de faire un rapide calcul, tu te rendras compte que tout s’additionne vite.

En résumé

Je te conseille d’utiliser les e-mails plutôt que le téléphone et de programmer des rendez-vous par Skype pour les conversations qui nécessitent de se voir physiquement ou qui ne peuvent pas se réaliser par écrit. 

 De cette façon, tu pourras : 

  • Avoir la liberté de répondre quand tu le considères opportun et préparer l’échange de façon professionnelle
  • Filtrer les demandes et prioriser les requêtes
  • Automatiser les réponses 
  • Réserver un moment spécifique dans ton agenda pour une conversation ou un appel important 
  • Te concentrer sur les tâches rentables et sur tes objectifs importants sans te laisser distraire ou interrompre  
  • Éviter les appels commerciaux ou inopportuns
  • Conserver une trace de tous les échanges avec tes clients /clients potentiels 
  • Préparer les réunions et anticiper les points importants 

Après presque 3 années en tant que designer freelance, voici comment j’ai décidé de travailler. Même si je me rends compte que travailler de cette façon ne convient pas à tout le monde et n’est pas toujours possible (le téléphone et les appels imprévus sont parfois inévitables), j’essaye au possible d’appliquer ce sytème dans mon organisation quotidienne. Cela me permet être plus concentrée, plus productive et donc plus rentable.

Que tu t’identifies à ma méthode ou que tu sois adeptes du téléphone pour gérer ton business, j’adorerais connaître ton point de vue.

N’hésite pas à le partager en commentaire !

Dans cet article, je t'explique pourquoi j'ai décidé de limiter les communications téléphoniques pour gérer mon business et l'impact négatif que le téléphone peut avoir sur ma productivité.
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